5 consejos para un buen diseño de bases de datos en Microsoft Excel

Es sabido que en las empresas y en la vida misma una de las principales herramientas para la administración de la información es Excel. Este programa, desarrollado por la compañía Microsoft, nos permite, de manera general, almacenar, organizar y analizar información para generar conocimiento.

Si bien es cierto que Excel es muy flexible y que para llegar a un cálculo se pueden tomar varios caminos, existen buenas prácticas en el manejo de las bases de datos, las cuales te pueden ayudar a ser más productivo y sacar el máximo provecho de tus datos. A continuación, te presentamos cinco claves para que tus bases de datos puedan tener una buena estructura y así puedas generar cálculos más ágiles y precisos.

• Los nombres de campo deben ser únicos dentro de la base de datos. Tener encabezados duplicados no te permitirá por ejemplo generar tablas dinámicas a partir de esa información. Además, si dos campos tienen el mismo nombre y quieres hacer referencia a uno de ellos, Excel siempre te traerá las referencias del primer campo por lo que se pueden presentar errores de análisis.

• Aléjate de los espacios adicionales en cada registro. Analicemos esto con un ejemplo. Las palabras “Japón” y “ Japón” quizás parezcan similares a simple vista, sin embargo, nótese que al comienzo de la segunda existe un espacio. Este espacio Excel lo detecta como un carácter adicional por lo que estas dos palabras, aunque para un humano representen lo mismo, para el sistema son dos cosas diferentes. Suponga que en su compañía se quiere saber cuáles fueron las ventas acumuladas del año 2016 en Japón. Ahora, imagine que la base de datos de ventas el registro del cliente más importante de ese país tiene este espacio adicional al inicio. Una de las posibles formas de determinar las ventas en Japón es a partir de la función =SUMAR.SI en la cual el rango a sumar serán las ventas y la condición es “Japón”. Es decir, le estamos diciendo a Excel que sume todas las ventas de “Japón”. Sin embargo, dado que el registro del cliente más importante está con un espacio adicional, Excel no reconocerá este cliente y por tanto el registro de esas ventas quedarán por fuera de los resultados presentados. La conclusión del análisis podría ser que la compañía en el país Japón no va tan bien como se pensaba, cuando la realidad posiblemente sea otra. Este tipo de espacio adicional, presentado en el ejemplo anterior, es el más fácil de identificar ya que es perceptible al ojo humano, aún más cuando se tiene en una columna con más datos.Un espacio adicional más complejo de identificar es el que se encuentra al final de la palabra pues solo se percibe cuando se ingresa en la celda.Si se tienen dudas sobre la existencia de espacios adicionales en una base de datos, puedes considerar el uso de la función la cual detecta los espacios adicionales y los elimina automáticamente en la celda referenciada.

• Evitar tener formulas dentro de la base de datos. Cuando se trabaja con bases de datos se debe tener en cuenta que estas deben estar diseñadas con la capacidad de crecer en cuanto a número de registros. Cuando se tiene mucha información los archivos pueden volverse pesados. Además, si constantemente se debe estar realizando cálculos, la ejecución de Excel tiende a ser lenta en la mayoría de computadores. Por estos motivos, pensando en tu productividad, deberías, en ciertas ocasiones, tratar de simplificar el trabajo de Excel. Para esto se recomienda trabajar con valores y no con fórmulas dentro de las bases de datos, principalmente se recomienda evitar aquellas fórmulas que hacen referencia a otras hojas o, inclusive, a archivos externos. Esto no siempre será posible pues muchas veces se necesitan realizar cálculos a partir de valores previos dentro de la base de datos para generar nuevos valores. Sin embargo, nuestra recomendación es: siempre que puedas almacena en las celdas de la base de datos los registros como valores, en vez de dejar la fórmula planteada ordenándole a Excel que calcule el dato cada que se cambie un registro.

• No duplicar columnas con información similar. Supongamos que tenemos una base de datos con los registros de producción agregada de los países latinoamericanos entre los años 2005 y 2016. En nuestra base de datos, en la primera columna encontramos los campos asociados a PAÍS, en los cuales se detallaría a qué país pertenece determinada producción agregada. Luego, tradicionalmente se encontraríamos la columna 2005 en la cual se tendrían los registros de producción agregada de todos los países en 2005, luego una columna igual para 2006, 2007, y así hasta 2016. En este caso la estructura de nuestra base de datos estaría mal planteada, pues, a pesar de que las columnas 2005, 2006…, 2016 tengan información diferente, pertenecen al mismo rango de PRODUCCIÓN AGREGADA. De este modo, en esta estructura estaríamos generando 12 columnas que podrían almacenarse en una sola. La forma “normalizada” de tener nuestra base de datos sería tener solo tres columnas según se presentan a continuación: en la primera columna se deberían mantener el rango para PAÍS. En la segunda se deberían considerar los registros de AÑO, los cuales indicaría a que periodo nos estamos refiriendo con el dato de producción agregada. Y, por último, deberíamos tener los registros de PRODUCCÓN AGREGADA apilados en una sola columna. De este modo, pasamos de tener 14 columnas en nuestra base de datos a solo tres. Este proceso de normalización que realizamos toma gran relevancia cuando se quieren hacer tablas dinámicas o se desean hacer modelamientos a partir de las bases de datos.Más adelante en este blog, se analizará cómo podemos hacer el proceso de normalización de forma rápida, sencilla y confiable.

• Convertir la base de datos en formato de tabla. Simplemente con indicarle a Excel que nos convierta nuestra base de datos de rango a tabla podemos percibir ciertos beneficios, algunos de ellos te los presentamos a continuación:

• Relleno automático: si agregaste una formula en un campo específico la tabla arrastra automáticamente para toda la columna dentro de la base de datos sin necesidad de arrastrar o copiar toda la formula hasta el último registro.

• Subtotales con filtros correctos: cuando haces operaciones e insertas filtros el formato tabla te permite sumar solo aquellos registros que están filtrados según los criterios que fueron asignados.

• Referencias asociadas a los nombres de rango: cuando se utilizan fórmulas que se alimentan de la base de datos, la tabla te permite referenciar los rangos específicos definidos en la base de datos con el nombre que le fue asignado para hacer más confiables los cálculos.

Es cierto que Excel no es la herramienta óptima para la administración de bases de datos. En el mercado existen opciones mucho más robustas y estables, pero al final pueden ser complejas de manejar, por ende, no mucha gente está dispuesta a implementarlas en su cotidianidad. Por otra parte, Excel se presenta como una herramienta muy flexible en la cual las personas tiende a captar su lógica, por lo que puede ser una herramienta muy potente para la administración de la información en sus distintas fases: captura, transformación y visualización. Sin embargo, para sacarle todo su potencial hay que considerar algunas buenas prácticas. En esta ocasión te presentamos cinco claves para que el proceso de transformación se pueda realizar de forma más sencilla mejorando tu productividad y la de tu empresa.

Más adelante se hablará sobre las buenas prácticas que se pueden implementar en los procesos de captura y visualización de información sin necesidad de salirnos de Microsoft Excel.

Esas son nuestras claves para el manejo de bases de datos. ¿cuáles son las suyas?

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