El Secreto. Episodio 1

¿Te toma mucho tiempo la preparación de datos en tu empresa? El primer capítulo de esta saga te puede interesar

Una de las razones por la cuales se fundó xLoop Consulting fue la de aprovechar mejor el trabajo de los analistas en las organizaciones. Los analistas llegan a gastar hasta el 60% de su tiempo laboral organizando y preparando los datos que a la larga permitirán ver el comportamiento de las ventas, los costos, los inventarios, los márgenes y cualquier información importante que se desee analizar. Muchas veces las empresas buscan empleados que tengan precisamente esa capacidad analítica para ellos mismos sean capaces de entender la información que administran (además fue para lo que se prepararon en su vida académica en muchos casos), pero ¿los analistas (o incluso lo mismos gerentes) están gastando mucho tiempo preparando los datos? ¿no sería mejor que se estuviera aprovechando el tiempo buscando nuevas oportunidades para el negocio (a partir de los mismos datos)? ¿No fue para esto para lo cual fueron contratados los analistas?

En xLoop Consulting nos atrevemos a decir que para la mayoría de las empresas la respuesta a estas tres preguntas es un SÍ muy grande. La información SÍ podría administrarse mejor y los analistas SÍ podrían estar usando su tiempo de forma más eficiente. Y lo mejor de todo, NO te tienes que salir de Excel.

Por lo anterior en esta publicación te queremos presentar un ejemplo que puede ser revelador mostrando una herramienta quizá desconocida que sabemos te va a ahorrar mucho tiempo. (Mucho tiempo).

Vamos con el ejemplo

Como se ve en la siguiente imagen. de la página del banco mundial, bajamos a Excel la información del comportamiento del PIB de distintos países a precio de dólares actuales durante los años de 2000 y 2016. No es necesario entender la información, solo el esquema de los datos. Como verás la información, tal cual como se descarga desde la página del Banco Mundial, se organiza automáticamente en un año por columna. Te preguntarás ¿cuál es el problema de esto? y te lo puedo resumir así: intenta insertar una tabla dinámica con esta estructura de datos. ¿Qué tan amigable queda el uso de la tabla dinámica para consumir la información?

Por esto (y por otras razones que se presentan en el post "5 consejos para un buen dseño de bases de datos en Microsoft Excel") se hace necesario buscar una alternativa. Excel te da infinidad de formas para organizar esta información de modo que quede estandarizada. Puede ser de la forma manual, escribiendo cada campo generando la base de datos en su estructura correcta, o hasta programando macros para que te hagan automáticamente ese trabajo manual. Sin embargo, te quiero mostrar la que para mí ha resultado ser la alternativa más rápida.

PASO 1

Convertir la información en tabla

Párate en alguna celda que contenga información (en este caso la celda A1) y presiona CTRL + q. Esto hará que Excel inserte una Tabla en tu datos (lo puedes hacer de la forma tradicional: Insertar - Tabla). Excel detecta el rango automáticamente por lo que solo es necesario darle aceptar al cuadro de diálogo que se abre.

PASO 2

Abrimos POWER QUERY (el secreto)

Vamos a la pestaña Datos y buscamos el botón “Desde una tabla o rango” y le damos clic (de este modo se despliega Power Query en Excel 2016, en Excel 2013 tiene su propia pestaña, aunque si no lo tienes tendrás que descargarlo como complemento lo cual es muy sencillo).

Abrimos así Power Query el Editor de datos de Excel. Esta es una herramienta que viene trabajando Microsoft desde 2010 y que junto a Power Pivot (más adelante lo hablaremos) se ha catalogado como una de las innovaciones más potentes de Excel en su historia. Power Query nos permite ordenar y transformar la información de una forma muy eficiente. Este ejemplo muestra una de sus posibilidades.

PASO 3

Combinar los años en una sola columna

Dentro de Power Query lo primero es seleccionar las columnas que NO contengan la información que se quiera agrupar. En este caso son los años lo que queremos consolidar por lo que estos son los campos a seleccionar.

Luego nos paramos una de las columnas seleccionadas, damos clic derecho y buscamos la opción Anulación de dinamización de otras columnas y le damos clic. ¡VOILÀ!

Esto nos agrupa toda la información en solo dos columnas a diferencia de las 17 que teníamos antes.

Por último, le damos cargar y cerrar. Y ahí está: tenemos nuestra información agrupada en una hoja nueva. Le puedes cambiar los nombres a los campos para saber con qué datos estás trabajando por lo que en este caso podríamos poner año y PIB a las dos columnas agrupadas. Ahora intenta manipular una tabla dinámica para este conjunto de datos. Mucho más fácil ¿no?

¿Mejoró con respecto a la situación inicial? ¿Cuánto hubieras tardado haciendo esto normalmente? Este proceso literalmente implica ocho clics y menos de 2 minutos en total. Por ejemplos como este en xLoop Consulting te recomendamos que le des una oportunidad a Power Query, te aseguramos que vale la pena; ahorraras tiempo y esfuerzo en la preparación de los datos que te servirá para enfocarte en analizar oportunidades para el negocio. Además, mejorarás tus habilidades y terminarás todo más rápido. ;)

Este fue el primer capitulo de esta saga en la que te contaremos El Secreto. Si te pareció interesante este artículo déjanoslo saber en los comentarios y no olvides suscribirte a nuestro blog para ser el primero en recibir los próximos episodios.

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