¿Quiere implementar un proyecto de Business Intelligence en su empresa y no sabe como? Cinco pasos B

En el post ¿Qué es el Business Intelligence? y ¿Por qué su empresa debe tomarlo en serio? Hablamos acerca del término BI y por qué su uso debe ser tenido en cuenta en las compañías. En esta ocasión qué pasos, según el modelo tradicional, deben tenerse en cuenta en la implementación de un proyecto BI en su organización.

Para lograr que la puesta en marcha de proyectos de Inteligencia de Negocios tenga impactos significativos sobre los procesos de toma de decisiones de las organizaciones, se deben aunar esfuerzos para que los entregables de BI sean eficientes, dinámicos y oportunos. Sin embargo, para que esto pueda ser llevado a cabo deben ser considerados algunos puntos para que este tipo de proyectos logren ser exitosos. En esta ocasión presentaremos los pasos más importantes a ser tenidos en cuenta:

1. Plantear las preguntas que el negocio quiere responder: ¿Cuánto se está vendiendo semanalmente en cada una de las tiendas? ¿Dónde se está vendiendo el producto de mayor rentabilidad? ¿Qué oportunidades de crecimiento hay en las ciudades medianas del país? ¿Cuáles son las campañas de mercadeo más eficientes? Etc. En este punto deben plantearse todas las dudas que el negocio desee resolver a partir del Busienss Intelligence. Este paso es muy importante pues es el que permite proyectar el alcance del proyecto. Si las preguntas quedan mal planteadas o no son tenidas en cuenta, el proyecto en gran medida estará condenado al fracaso.

2. Identificar las fuentes de información de la compañía: luego de haber planteado las preguntas que el negocio desea responder, deben identificarse las diferentes fuentes de datos que se manejan dentro de la organización respecto a los temas que buscan ser abarcados (o en caso de no poseer la fuente, analizar cómo se puede comenzar a capturar los datos necesarios para dar respuesta a las preguntas planteadas). Algunas de estas fuentes de datos pueden ser sistemas transaccionales como los CRM (modelos de gestión de los datos basados en los clientes) y los ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) o sencillos archivos de Excel desde los cuales se maneja la información importante de la compañía.

3. Definir los procesos de ETL (Extrae, Transformar y Cargar) a implementar: dado que, por lo general, se tiene más de una fuente la información debe consolidarse en un lugar para poder ser analizada. Sin embargo, esto no es posible de realizar de manera adecuada si lo datos no están estructurados de forma similar (algo que sucede normalmente debido a que proceden de diferentes fuentes) por esto, se hace necesario realizar algunos procedimientos de modo que la información quede estandarizada y pueda ser consultada. Estos procedimientos se resumen en lo que se conoce como ETL: Extraer, Transformar y Cargar “Load” (en el orden ELT también suele usarse). En este caso Extraer implica buscar los datos de las fuentes y ponerlos a disposición de la herramienta que se desee usar para cumplir este propósito. Luego, se llevan a cabo procesos de limpieza y transformación de los datos buscando que estos queden dispuestos de tal manera que puedan ser consolidados de manera óptima. Y, por último, se cargan los datos en el lugar que se haya dispuesto para almacenarlos de forma consolidada. Estos tres puntos pueden ser llevados a cabo de muchas formas, con diferentes herramientas como Power Pivot y macros para los archivos de Excel, o con herramientas más sofisticadas destinadas específicamente a hacer ETL como los son Pentaho Data Integration o SAS ETL Studio, de modo que se hace importante definir cuál de estas herramientas y procesos es necesario implementar según las características de la compañía.

4. Almacenar los datos de forma estructurada: luego de limpiar los datos estos deben llegar a un lugar en el cual van a quedar almacenados. Según las especificaciones de cada negocio el almacén de datos o Data Warehouse debe cumplir con ciertas especificaciones. Entre más información maneje la empresa; a más preguntas del negocio desee dar respuesta y entre más detallada quiera esa información, más robusto debe ser el diseño del almacén de datos. Más adelante se podría dedicar un post en el que se describa qué aspectos considerar para la correcta creación de un Data Warehouse en las organizaciones.

5. Definir herramientas de visualización: cuando se tiene toda la información estructurada en un mismo lugar es posible referenciar ese lugar para usar los datos y darles vida. El dato frio no dice nada, pero cuando es puesto en contexto puede generar conocimiento valioso para las personas encargadas de la estrategia organizacional. La visualización es el fundamento del proyecto y es la carta de presentación del Business Intelligence. Sin herramientas dispuestas a analizar los datos no se tienen ventajas competitivas en el mercado. Existen diversas herramientas de visualización de datos, aunque quizá no lo crea Excel es una de las herramientas más potentes en este sentido, además existen otras que actualmente se destacan por su dinamismo e interacción con el usuario como lo son Tableau, Qlik y SAP. Sin embargo, herramientas como Power Bi de Microsoft se han mostrado como alternativas muy interesantes por su relación costo beneficio (mientras una suscripción básica a Tableau cuesta alrededor de 84 USD y a Qlik 125 USD mensuales, la suscripción a Microsoft Power BI cuesta solo 10 USD mensuales). No obstante, cada una de estas herramientas tiene puntos fuertes que no deben ser descartados a la hora de tomar una decisión. Por ejemplo, si su fuerte es Excel puede crear entornos muy útiles a partir de esta herramienta, si se quiere un proceso de visualización sencillo e intuitivo Tableau se presenta como la mejor opción. Si, en cambio, se busca eficiencia, sería más factible considerar Qlik Sense. SAP, por su parte, es un de las más completas del mercado, pero una de las más costosas al mismo tiempo. Por último, Power Bi ofrece una integración sencilla y amigable de los datos a un precio muy inferior al de los competidores. Si desea saber un poco más sobre qué herramienta elegir nuestros expertos podrán asesorarlo en esta decisión.

Estos cinco puntos resumen los pasos que el enfoque tradicional del Business Intelligence propone seguir para lograr un proyecto estructurado que logre ser exitoso. En posteriores publicaciones hablaremos sobre que otros enfoques existen a la hora de poner en marcha Proyectos de Inteligencia de Negocios.

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